Ett kassasystem med lagerhantering låter som en avklarad fråga: kassan räknar ner saldot när du säljer. Men ett kassasystem med lagerhantering räcker inte om butiken och e-handeln har varsitt system: då har ni två lagerhanteringar av samma varor – och då är det inte lagerhantering ni har, det är två gissningar. Den här texten handlar om vad ni vinner när kassan och e-handeln delar ett lager i ett system, och hur ni tar er dit.
Kort om kassasystem med lagerhantering
- Vad det ska klara. Ett kassasystem med lagerhantering ska räkna ner saldot i realtid, hantera lager per plats och flytta varor mellan butiker. Shopify beskriver sina funktioner för kassa och lager i butik.
- Vad som gör skillnad. Att kassan och e-handeln delar ett och samma saldo, inte att kassan har en egen lagermodul.
- Vad Sverige kräver. Fysisk butik omfattas normalt av kassaregisterlagen. Kraven på tillverkardeklaration och certifierad kontrollenhet står på Skatteverkets sida om kassaregister, och registret ska anmälas till Skatteverket.
Fördelen ligger i att butik och e-handel blir samma butik
Unified commerce betyder att kassan, e-handeln och lagret är samma system, inte tre system som synkar mot varandra. Det som gör begreppet konkret är just lagret, för det är där skillnaden märks samma dag.
Med ett kassasystem med lagerhantering som delas med webben finns bara ett saldo per vara. Säljer någon över disk syns det direkt på webben. Kommer en webborder in syns den i butiken. Det låter litet. Effekten är det inte:
- Hela varulagret blir säljbart överallt. Butikslagret kan säljas online och webblagret kan säljas över disk. Varor som stått still i en butik börjar röra sig.
- Ingen buffert att låsa. När saldot är sant behöver ni inte hålla de sista tre exemplaren osäljbara på webben ”för säkerhets skull”. På ett lager värt en miljon är tio procent i buffert dyr försäkring.
- Köp online, hämta i butik. Och beställ i butiken när storleken saknas på hyllan. Färre tappade köp för att just den varan inte fanns just där.
- Retur i butik av webbköp. Varan går tillbaka in i saldot där den fysiskt hamnar, utan att någon knappar in det på två håll.
- Butiken blir ett plocklager. Med flera butiker kan ni styra vilken plats som plockar en order, till exempel den närmast kunden eller den med sämst rotation.
- Rätt marginal per vara. När all försäljning ligger i samma datakälla blir lönsamhet per produkt räknad på allt ni sålt, inte på en kanal i taget.
Varför två kassasystem med egen lagerhantering läcker
Fysiskt finns ett lager. Digitalt finns två bilder av det. Så länge båda är rätt märks inget. Problemet uppstår i glappet.
En vara säljs i butiken klockan tio. Synken går klockan elva. Mellan tio och elva kan samma vara säljas på webben. Kunden får en bekräftelse på något som inte finns, ni får ett samtal, en retur och en missnöjd kund. Multiplicera med hundra artiklar och en kampanjhelg.
Ovanpå det ligger dubbelarbetet: nya produkter läggs upp två gånger, priser ändras två gånger, och någon stämmer av manuellt varje vecka. Det är den kostnaden som sällan står i någon kalkyl men som betalas varje månad.
Vad realtidslager kräver av ett kassasystem med lagerhantering
Realtid är inte en kryssruta i ett kassasystem med lagerhantering. Det kräver tre saker:
- Samma artikelnummer överallt. Om butiken kallar varan 4471 och webben kallar den ART-4471 finns ingen koppling att uppdatera. Det här är det största enskilda arbetet i en sammanslagning, och det görs före migreringen.
- En bestämd källa. Ett system måste äga saldot. Har ni ett affärssystem är det oftast det. Kassan och webben är säljkanaler som rapporterar in, inte parallella lagerböcker.
- Händelsestyrd uppdatering. Saldot ska uppdateras när något händer, inte var femtonde minut. Det är skillnaden mellan att veta och att gissa med kort intervall.
Tre vägar till ett kassasystem med lagerhantering som delas med webben
1. Kassan i samma plattform som webben. Med Shopify POS finns bara ett system, alltså bara en lagerbild och inget att synka. Enklast att driva och den enda vägen till full unified commerce, men kräver att plattformen räcker för ert butiksflöde.
2. Behåll kassan, integrera mot webben. Rätt val när kassan gör något specialiserat ni inte vill förlora – verkstad, tidsbokning, kassaregisterkrav som redan är lösta. Då blir integrationen mot affärssystemet navet.
3. Låt affärssystemet vara nav för båda. Kassan och webben pratar var för sig med affärssystemet, som äger sanningen. Mest robust vid flera butiker och flera säljkanaler, men också mest att förvalta.
Vi bygger alla tre, och kopplar Shopify, BigCommerce och WooCommerce mot Fortnox, Visma och Business Central via Synkr. Vilket kassasystem med lagerhantering som är rätt beror mer på er verksamhet än på tekniken.
Räkna på vad dubbelarbetet kostar
Innan ni jämför licenspriser på olika kassasystem med lagerhantering, räkna på det ni betalar idag:
- Timmar per vecka som går till att lägga upp produkter, justera saldon och stämma av mellan system. Gånger timkostnad, gånger 52.
- Antal order per månad som avbeställs eller returneras för att varan inte fanns. Gånger snittordervärde, plus kundtjänsttiden.
- Andelen av lagret ni håller osäljbar som buffert. Gånger lagervärdet.
För de flesta med butik och e-handel landar de tre posterna långt över vad ett systembyte kostar. Blir summan liten är svaret att ni inte behöver byta – och det är ett fullgott svar.
Så gjorde Innesvingen
Innesvingen säljer golfutrustning med fysiska butiker i Göteborg och Mölndal och en växande e-handel. Kassasystemet i butikerna och e-handeln levde separata liv.
Vi migrerade till Shopify med realtidslager över alla butiker, kopplat till kassasystemet Easy Cashier, och lade Klaviyo ovanpå för kundkommunikationen. E-handeln växte över 300 procent på ett år. Den största enskilda effekten var att butikslagret blev säljbart online – varor som stått still i en butik började röra sig.
Vanliga frågor
Måste vi byta kassasystem för att få gemensamt lager?
Nej. Ett gemensamt lager kan lösas med integration mot ett befintligt kassasystem med lagerhantering. Att lägga kassan i samma plattform som webben är enklare att förvalta och ger mer, men det är inte det enda sättet.
Hur ofta bör lagret synkas?
Order och saldo bör gå händelsestyrt, alltså direkt när något händer. Produktdata och priser kan gå i batch några gånger per dygn utan att någon märker det.
Vad händer med lagret vid returer i butik av webbköp?
Det är själva poängen med en gemensam lagerbild: varan går tillbaka in i saldot där den fysiskt finns. Med separata system blir returen ett manuellt jobb.
Vi har flera butiker. Blir det krångligare?
Tvärtom är det då nyttan är störst. Med lager per plats kan ni sälja ur hela varulagret och styra vilken butik som plockar en order.
Räknas det som ett digitalt kassasystem?
Ja. Ett digitalt kassasystem med lagerhantering är mjukvara på en surfplatta eller dator, med kvitto, betalterminal och lagersaldo i samma gränssnitt. Vilka svenska kassaregisterkrav som gäller för er verksamhet behöver stämmas av med Skatteverket och er redovisningsbyrå.
Vi tittar gärna på ert lagerflöde
Berätta vilka system ni har i butiken och på webben idag, så säger vi vilket kassasystem med lagerhantering som är rimligt för er och i vilken ordning arbetet bör göras. Kontakta oss.
