Shopify kassasystem, eller Shopify POS, är kassan som ligger inuti samma plattform som webbutiken. Inte kopplad till den – i den. Det är hela poängen, och det är också den enda anledningen att ens överväga ett byte: ni får unified commerce på riktigt, med all data om produkter, lager, kunder och order i ett enda system oavsett om köpet sker vid disken, på nätet eller mot en företagskund.
Kort om Shopify kassasystem
- Vad det heter. Shopify kassasystem är det svenska namnet på Shopify POS. Shopify beskriver funktionerna på sin egen sida om kassasystem.
- Vad det kostar. POS Lite ingår i abonnemanget, POS Pro är ett tillägg per butik. Nivåerna listas på Shopifys prissida.
- Vad Sverige kräver. Fysisk butik omfattas normalt av kassaregisterlagen. Skatteverkets sida om kassaregister beskriver kraven på tillverkardeklaration och certifierad kontrollenhet.
Den stora skillnaden ligger i datan, inte i kassan
Alla kassasystem kan ta betalt, och Shopify kassasystem är inget undantag. Det är inte där valet avgörs. Valet mellan Shopify kassasystem och ett fristående alternativ avgörs i vad som händer efter köpet, och i hur många ställen sanningen om er verksamhet bor på.
Med ett fristående kassasystem plus en e-handel har ni två uppsättningar produkter, två lagerbilder, två kundregister och två rapportvärldar. Emellan dem sitter en integration som gör sitt bästa. Med Shopify kassasystem finns bara en uppsättning av varje. Produktkatalogen ni redigerar för nätet är den katalog kassan säljer ur. Lagersaldot som räknas ner vid disken är samma saldo som webben visar. Kunden som handlar i butiken hamnar i samma kundregister som webbkunderna.
Det låter trivialt när man skriver det. I praktiken är det skillnaden mellan att veta hur det går och att gissa utifrån två rapporter som inte stämmer med varandra.
Vad ni faktiskt kan göra när allt ligger i ett system
Unified commerce är ett säljord tills man gör det konkret. Det här är sakerna som blir möjliga – och som inte går att bygga stabilt med två system:
- Sälj ur hela varulagret. Butikens lager blir säljbart online och webblagret blir säljbart över disk. Varor som stått still i en butik börjar röra sig.
- Köp online, hämta i butik. Och det omvända: beställ i butiken, få hemskickat när storleken inte finns på hyllan. Ingen förlorad försäljning för att just den varan saknades just där.
- Retur i butik av ett webbköp. Varan går tillbaka in i saldot där den fysiskt hamnar. Med separata system är det ett manuellt jobb i två gränssnitt.
- Kundens historik i kassan. Expediten ser tidigare köp, storlekar och medlemsnivå oavsett kanal. Det är där personlig service slutar vara en ambition och blir något personalen faktiskt kan utföra.
- B2B i samma katalog. Företagskunder med egna priser och betalvillkor ligger i samma produktdata som konsumentförsäljningen. En vara, ett saldo, tre sätt att sälja den.
- En marknadsföringsbas. Segmenteringen i Klaviyo eller Shopifys egna verktyg bygger på allt kunden gjort, inte bara det som råkade ske online.
- En rapport. Marginal per produkt, per kanal och per butik ur samma datakälla. Inga manuella hopslagningar i Excel varje månad.
Det är det här vi menar med att datan i ett system är den verkliga vinsten. Shopify kassasystem är gränssnittet som gör den möjlig.
Så skiljer det sig från ett fristående kassasystem plus integration
Ett fristående kassasystem är byggt för butiksgolvet först, och är ofta mycket bra på det: snabb registrering, kvittohantering, dagsavslut, personalrapporter. Kopplingen mot e-handeln läggs på i efterhand.
Det fungerar – vi bygger sådana integrationer varje månad – men det kostar tre saker. Dubbelarbete när produkter ska läggas upp på två håll. Överförsäljning när saldot hunnit bli fel mellan två synkar. Och en splittrad kundbild, där samma person är två kunder beroende på var hen handlat.
Med Shopify kassasystem i plattformen försvinner alla tre. I gengäld ställer det krav på att plattformen räcker för ert butiksflöde. Har ni verkstad, tidsbokning eller något annat specialiserat som kassan löser idag kan integrationsvägen fortfarande vara rätt. Vi säger vilket vi tror, inte vad som är enklast att sälja.
POS Lite och POS Pro
Shopify kassasystem finns i två nivåer. Lite ingår i abonnemanget och räcker för enkel försäljning: registrera ett köp, ta betalt, skicka kvitto. Pro är ett tillägg per butik, och det är där de funktioner ligger som gör systemet användbart för en riktig butiksverksamhet.
I Pro får ni flera kassaregister per butik, behörigheter per anställd, lagerräkning och lagerförflyttning mellan butiker, kundprofiler i kassan, och möjligheten att sälja varor som inte finns i just den butiken men finns någon annanstans i lagret.
Vår rekommendation är att räkna med Shopify kassasystem i Pro-nivån från början om butiken är en riktig försäljningskanal och inte bara ett showroom. Skillnaden i månadskostnad är liten jämfört med vad manuellt lagerarbete kostar i tid.
Kassaregisterkraven i Sverige – och varför vi tror att det löser sig
Sverige har egna krav på kassaregister. Säljer ni mot kontant- eller kortbetalning i fysisk butik omfattas verksamheten normalt av kassaregisterlagen, med krav på certifierad utrustning och att försäljningen registreras på ett sätt Skatteverket kan granska. Distansförsäljning omfattas inte på samma sätt. Det är den delen internationell dokumentation aldrig täcker, och den delen som avgör om en uppsättning faktiskt är körbar här.
Shopify har arbetat länge och målmedvetet med att uppfylla de nordiska kassaregisterkraven. Marknaden är för stor för att lämnas, POS är en av Shopifys tydligaste satsningar, och bolaget har löst motsvarande krav i land efter land. Vår bedömning är att en godkänd svensk uppsättning kommer, och att det inte är långt bort.
Det är därför vi tycker att det är rätt läge att förbereda sig nu i stället för att vänta. Arbetet som avgör om ett kassabyte går snabbt eller segt ligger inte i kassan – det ligger i produktdata, artikelnummer och lagersaldon. Det arbetet kan ni göra idag, oavsett när certifieringen är på plats, och det ger nytta direkt i e-handeln.
Under tiden: kontrollera alltid det aktuella läget hos Skatteverket och stäm av med er redovisningsbyrå innan ni bestämmer uppsättning. Reglerna har undantag beroende på omsättning och verksamhetstyp, och de ändras. Vi tar upp det tidigt i varje projekt där butik ingår, för att det påverkar valet av hårdvara och betalflöde – och för att det är dyrt att upptäcka sent.
Så förbereder ni butiken
Det mesta av arbetet i ett byte till Shopify kassasystem ligger i datat, inte i kassan.
- Städa produktdatan. Varje vara behöver ett unikt artikelnummer som är samma i butik och på webb. Är de olika idag blir sammanslagningen ett manuellt arbete ni vill göra en gång, inte varje vecka.
- Inventera på riktigt. Ett gemensamt lager är bara värt något om ingångsvärdet är rätt. Räkna innan, inte efter.
- Bestäm vem som äger saldot. Har ni ett affärssystem är det oftast det. Kassan och webben blir säljkanaler som rapporterar in.
- Se över betalflödet. Vilka betalsätt behöver ni över disk, och hur ska de landa i bokföringen tillsammans med webbförsäljningen?
- Utbilda personalen på en sak i taget. Ny kassa och nya rutiner samtidigt som en kampanjhelg är en dålig kombination.
Vi kopplar Shopify mot Fortnox, Visma och Business Central via Synkr, och tar med kassaflödet i samma uppsättning när butik ingår.
Vanliga frågor
Kan vi köra Shopify POS i Sverige idag?
Det beror på er verksamhet och vilka krav som gäller för den. Kontrollera aktuellt läge hos Skatteverket och med er redovisningsbyrå. Vi går igenom det tillsammans med er innan något bestäms.
Behöver vi byta hela e-handeln för att få gemensamt lager?
Nej. Gemensamt lager kan lösas med integration mot ert nuvarande kassasystem. Poängen med Shopify kassasystem är att slippa integrationen helt – inte att det är det enda sättet.
Vad kostar det?
Shopify kassasystem i Pro-nivån är ett tillägg per butik ovanpå abonnemanget, plus hårdvara och betalterminal. Vi tar fram en uppställning med licens, hårdvara och arbete för just er uppsättning.
Fungerar det med flera butiker?
Ja, och det är då nyttan är störst. Med lager per plats kan ni sälja ur hela varulagret och styra vilken butik som plockar en order.
Nästa steg för er del
Berätta hur ni säljer idag i butik, på webben och mot företagskunder, och vilka system som finns i vägen. Vi säger om Shopify kassasystem är rätt väg för er. Vi säger vad som är rimligt att lägga i ett system och i vilken ordning. Kontakta oss.
