Shopify + Visma – bokfört utan handpåläggning.
Koppla Shopify till Visma Administration via Synkr. Ordrar, artiklar och lager synkas och bokföringen sker automatiskt – istället för att någon exporterar filer varje måndag.
( Dataflöden – Shopify ⇄ Visma )
Det här synkas – och hur
01
Ordrar → Visma
Shopify-ordrar blir order eller faktura i Visma med rätt momskod, artikelrader och frakt.
02
Betalningar
Shopify Payments, Klarna och Qliro stäms av mot rätt konto så avstämningen inte blir ett manuellt pussel.
03
Artiklar
Artikelregistret i Visma är master. Nya artiklar och prisändringar publiceras till butiken.
04
Lagersaldon
Saldon uppdateras löpande från Visma så butiken speglar verkligheten i lagret.
05
Kunder
Kunduppgifter läggs upp i Visma och matchas mot befintligt kundnummer vid återköp.
06
Krediter & returer
Returer i Visma återförs som krediter och lagerjustering sker automatiskt.
( Ärligt talat )
Var gränsen går mellan färdig koppling och byggd integration
Det finns färdiga kopplingstjänster mellan Shopify och Visma, och för en del butiker räcker de. Här är gränsen, så ni inte betalar för ett bygge ni inte behöver.
Färdig koppling räcker oftast
Ren B2C-försäljning till svenska kunder, svensk moms, ett lager och ett fåtal betalsätt. Ordern blir en faktura eller ett verifikat, saldot uppdateras, och ingen behöver röra det. Räcker en färdig koppling säger vi det i kartläggningen.
OSS-moms kräver anpassning
Säljer ni till konsumenter i flera EU-länder ska momsen redovisas per land enligt OSS. Det innebär olika momskoder beroende på leveransland och tröskelvärden som ska hanteras, och där tar standardkopplingarna slut.
B2B-fakturering kräver anpassning
Fakturaköp mot företag, betalvillkor, kreditgräns och organisationsnummer som ska följa med på fakturan. Momsfri EU-försäljning mot giltigt VAT-nummer behöver dessutom valideras mot VIES innan ordern släpps igenom.
Flera lager kräver anpassning
Har ni butikslager, centrallager och kanske en tredjepartslogistiker ska saldot summeras rätt och plockplatsen väljas rätt. Det är en logikfråga, inte en kopplingsfråga.
( Tekniken )
Så fungerar kopplingen mot Visma
Visma eEkonomi har ett öppet REST-API med OAuth 2.0 och JSON, vilket betyder att ordrar, fakturor och artiklar går över utan filexport. Visma Administration är en installerad produkt och nås på annat sätt, vilket påverkar både uppsättning och drift. Vilken av dem ni har är den första frågan vi ställer.
Vi bygger kopplingen i vår integrationsplattform Synkr i stället för att sätta upp en punkt-till-punkt-koppling. Skillnaden märks vid fel: vi ser vilken order som fastnat och varför, och kan köra om den utan att någon exporterar en fil manuellt.
Artikelregistret i Visma är master i vår standarduppsättning, alltså är det där ni lägger upp nya artiklar och ändrar priser. Vill ni ha det tvärtom går det, men då ska det vara ett beslut och inte en olycka.
( Innan ni börjar )
Fyra frågor att svara på först
Kartläggningen går snabbare om ni tänkt igenom det här. Ingen av frågorna kräver teknisk kunskap, men alla fyra påverkar vad kopplingen kostar.
- Ska ordern bli en order eller en faktura i Visma? Det styr hur betalningen stäms av och när intäkten bokförs.
- Vem äger artikelnumret? Om Shopify och Visma har olika nummer på samma vara är det arbetet som ska göras före integrationen, inte av den.
- Hur ska betalsätten bokföras? Shopify Payments, Klarna, Qliro och Swish landar på olika konton och med olika avgifter. Er redovisningskonsult har oftast svaret.
- Säljer ni utanför Sverige? I så fall, till konsument eller företag, och i vilka länder. Det avgör om OSS blir en fråga.
Läs också vår genomgång av Shopify och Visma-integrationen för den tekniska bakgrunden.
( Så går det till )
Så sätter vi upp integrationen
- Kartläggning. Vi går igenom kontoplan, momskoder, artikelstruktur och hur ordern ska landa i Visma.
- Mappning. Momskoder, betalsätt, frakt och artikelnummer mappas fält för fält och dokumenteras.
- Testkörning. Riktiga ordrar körs genom flödet och stäms av mot Visma innan skarp drift.
- Driftsättning. Kontrollerad lansering med bevakning av de första dagarnas bokföring.
- Förvaltning. Löpande övervakning och åtgärd när Shopify eller Visma ändrar något som påverkar kopplingen.
( Vanliga frågor )
Om Shopify och Visma
Vilken Visma-produkt gäller det?
Vi jobbar främst mot Visma Administration. Har ni Visma.net eller eEkonomi går det oftast också – vi kollar i kartläggningen.
Bokförs betalningarna automatiskt?
Ja. Vi mappar varje betalsätt mot rätt konto så att Shopify Payments, Klarna och Qliro hamnar rätt.
Kan vi behålla Visma som master för artiklar?
Ja, det är det vanligaste. Artiklar och priser styrs från Visma och publiceras till Shopify.
Vad kostar en Visma-integration?
Uppsättning från 30 000 kr, därefter 2 500 kr/mån för drift och övervakning. Kontoplanens utformning påverkar priset – du får alltid fast offert efter kartläggningen.